Які документи формувати під час організації освітнього процесу та освітньої діяльності
| Напрям діяльності | Перелік документів закладу освіти | Пов’язані документи | Примітки |
| Зарахування
| Наказ директора, що видається на підставі:
| Реєстраційний журнал наказів керівника Алфавітна книга запису учнів | Здійснюється у строки, визначені Порядком зарахування, відрахування та переведення учнів до державних та комунальних закладів освіти для здобуття повної загальної середньої освіти (наказ МОН від 16.04.2018 № 367; далі — Наказ № 367) |
| Відбувається після видання наказу про переведення до нього учнів 4 класу цього самого ЗО (п. 1 глави 3 розділу II Наказу № 367) | ||
| Відбувається після видання наказу про переведення до нього учнів 9 класу цього самого ЗО, які не виявили намір припинити навчання в ньому і не були відраховані або переведені до іншого ЗО (п. 1 глави 4 розділу II Наказу № 367) | ||
| Конкурсний відбір (за умови його проведення) | Порядок вступу до закладу освіти | Затверджують або окремим наказом керівника, або одноосібно | |
| Заяви батьків про зарахування дитини | |||
| Наказ керівника ЗО про організацію та проведення конкурсу | Реєстраційний журнал наказів керівника |  Зазначте в наказі дату, місце і час проведення вступних випробувань | |
| Наказ про створення конкурсної комісії | Можуть бути окремі накази або один «Про організацію та проведення конкурсу» | ||
| Наказ про створення предметних комісій за кожним з предметів. Склад конкурсної і предметних комісій затверджує керівник закладу освіти | |||
| Конкурсні завдання для вступних випробувань | Затверджують або окремим наказом керівника, або одноосібно | ||
| Наказ або інший документ, в якому визначені види, форми проведення, кількість конкурсних випробувань, перелік питань з навчальних предметів, за якими проводитимуть випробування, теми творчих робіт із зазначенням вимог до їх змісту, порядку оформлення та подання | |||
| Роботи учасників конкурсу та аркуші із записами вступників під час підготовки до усного випробування, а також результати конкурсних випробувань, оформлені у вигляді протоколів відповідної комісії |  Зберігайте у закладі освіти не менше одного року | ||
| Наказ про зарахування | Реєстраційний журнал наказів керівника | Видайте не пізніше наступного робочого дня після оголошення результатів конкурсу або прийняття відповідного рішення апеляційною комісією | |
| Рішення педагогічної ради про схвалення:
| Книга/Журнал реєстрації засідань педагогічних рад (у разі ведення протоколів в електронному вигляді) Реєстраційний журнал наказів керівника |  Наказ керівника про введення в дію рішення педагогічної ради має обов’язково відповідати статті 40 Закону України «Про повну загальну середню освіту» від 16.01.2020 № 463-IX (далі — Закон про повну загальну середню освіту) | |
| Розподіл учнів між класами, зокрема 1-ми, 5-ми, 10-ми, а також розподіл новоприбулих учнів | Наказ керівника ЗО | Реєстраційний журнал наказів керівника | Частина восьма статті 12 Закону про повну загальну середню освіту |
| Розподіл учнів для занять фізичною культурою | Наказ керівника про затвердження списків учнів, віднесених до підготовчої та спеціальної груп (на поточний навчальний рік) | Реєстраційний журнал наказів керівника | Пункт 2 Інструкції про розподіл учнів на групи для занять на уроках фізичної культури (наказ МОЗ та МОН від 20.07.2009 № 518/674) |
| Формування з’єднаного класу (класу-комплекту) | Щорічний наказ керівника ЗО | Реєстраційний журнал наказів керівника | |
| Переведення учнів до іншого ЗО | Наказ керівника, який видають на підставі:
| Реєстраційний журнал наказів керівника | Керівник ЗО видає наказ упродовж одного робочого дня з дня отримання заяви одного з батьків учня та відповідних документів (пункт 3 розділ III Наказу № 367) Відрахування учнів із ЗО здійснюється відповідно до вимог пункту 1 розділу IV Наказу № 367 |
| Вибуття учня на постійне місце проживання за межі України | Наказ керівника, який видають на підставі:
| Реєстраційний журнал наказів керівника | Абзаци п’ятий — сьомий пункту 11 Порядку ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів (постанова КМУ від 13.09.2017 № 684; далі — Порядок ведення обліку учнів) |
| Облік учнів | Інформація (дані) про всіх учнів, які зараховані до ЗО, та дані про кількість вихованців, які відвідують ЗО або перебувають під його соціально-педагогічним патронатом | Книга/Журнал вихідної документації | Щороку не пізніше 15 вересня подайте відповідному структурному підрозділу (пункт 10 Порядку ведення обліку учнів) |
| Інформація (лист), де зазначені дані учня (учнів), у тому числі місце продовження здобуття ним (ними) загальної середньої освіти | Книга/Журнал вихідної документації | ЗО подає не пізніше 15 числа наступного місяця відповідному структурному підрозділу (пункт 11 Порядку ведення обліку учнів) |
| Інформація (лист), де зазначені дані про зарахованих учнів | Книга/Журнал вихідної документації | ЗО подає не пізніше 15 числа наступного місяця з дня зарахування учнів уповноваженому органу або його структурному підрозділу адміністративно-територіальної одиниці, на території якої розташовано ЗО, де учень навчався раніше (пункт 12 Порядку ведення обліку учнів) |
| Відсутність учнів, які не досягли повноліття, на навчальних заняттях протягом 10 робочих днів підряд з невідомих або без поважних причин | Інформація (лист) відповідному територіальному органу Національної поліції та службі у справах дітей з даними таких учнів | Книга/Журнал вихідної документації | |
| Зарахування учнів до групи подовженого дня та відрахування з неї | Наказ керівника, який видають на підставі заяви батьків або інших законних представників учнів | Реєстраційний журнал наказів керівника | |
| Організація роботи групи подовженого дня | Рішення педагогічної ради (схвалення режиму роботи групи подовженого дня та організації освітнього процесу). Рішення педради керівник ЗО затверджує окремим наказом або одноосібно | Книга/Журнал реєстрації засідань педагогічних рад (у разі ведення протоколів в електронному вигляді) Реєстраційний журнал наказів керівника | |
| План роботи вихователя групи подовженого дня | План роботи вихователя групи подовженого дня погоджує заступник керівника та затверджує керівник | ||
| Структура і тривалість навчального року, навчального тижня, навчального дня, занять, відпочинку між ними, форми організації освітнього процесу | Рішення педагогічної ради Наказ керівника ЗО | Реєстраційний журнал наказів керівника Книга/Журнал реєстрації засідань педагогічних рад (у разі ведення протоколів у електронному вигляді) | |
| Освітня програма ЗО | Рішення педагогічної ради (схвалення освітньої програми, рішення про використання ЗО освітньої програми, розробленої на основі типової освітньої програми або іншої освітньої програми) Освітню програму керівник ЗО затверджує окремим наказом або одноосібно | Наказ керівника про введення в дію рішення педагогічної ради є обов’язковим відповідно до статті 40 Закону про повну загальну середню освіту | |
| Річний навчальний план ЗО (один або декілька) | Річний навчальний план керівник ЗО затверджує окремим наказом або одноосібно | Навчальний план може бути частиною освітньої програми ЗО | |
| Підвищення кваліфікації педагогічних працівників | Орієнтовний план підвищення кваліфікації педагогічних працівників | Оприлюдніть план підвищення кваліфікації на сайті ЗО, а якщо його немає, то на сайті органу, у сфері управління якого перебуває ЗО. Зробіть це протягом двох робочих днів з дня його затвердження, але не пізніше 25 грудня поточного року | |
| Річний план підвищення кваліфікації педагогічних працівників на наступний календарний рік (має містити вид, форму, суб’єктів підвищення кваліфікації, кількість годин і строки проходження підвищення кваліфікації) Рішення педагогічної ради Наказ керівника ЗО | Реєстраційний журнал наказів керівника | ||
| Договір між ЗО та суб’єктом (суб’єктами) підвищення кваліфікації про надання освітніх послуг з підвищення кваліфікації на відповідний рік | |||
| Рішення педагогічної ради ЗО про визнання результатів підвищення кваліфікації в суб’єктів підвищення кваліфікації, які не мають ліцензії Наказ керівника ЗО | Реєстраційний журнал наказів керівника Книга/Журнал реєстрації засідань педагогічних рад (у разі ведення протоколів в електронному вигляді) | ||
| Порядок визнання результатів підвищення кваліфікації педагогічних працівників ЗО Рішення педагогічної ради Наказ керівника ЗО | Реєстраційний журнал наказів керівника Книга/Журнал реєстрації засідань педагогічних рад (у разі ведення протоколів в електронному вигляді) | ||
| Атестація педагогічних працівників | Наказ керівника ЗО | Реєстраційний журнал наказів керівника | Атестаційна комісії I рівня створюється щороку до 20 вересня |
| Списки педагогічних працівників, які атестуються Графік роботи атестаційної комісії Рішення щодо перенесення строку чергової атестації (за потреби) | Оформте до 20 жовтня поточного року | ||
| Протоколи засідань атестаційної комісії Атестаційний лист на кожного педагогічного працівника, який атестується, у двох примірниках, один з яких зберігається в особовій справі педагогічного працівника, другий — не пізніше трьох днів після атестації видається йому під підпис | |||
| Діловодство у ЗО | Інструкція про організацію (ведення) діловодства у ЗО, затверджена керівником Наказ керівника про визначення відповідальної особи за організацію діловодства | Реєстраційний журнал наказів керівника | |
| Положення про експертну комісію закладу | Реєстраційний журнал наказів керівника | ||
| Номенклатура справ | Реєстраційний журнал наказів керівника | Номенклатура справ — щорічний документ, але погодження експертною комісією відповідного органу управління освітою або архівного відділу відбувається один раз на 5 років або в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи. Щорічно номенклатуру справ вводять у дію наказом керівника ЗО (до 20 грудня поточного року) | |
Підготувала Олена Святенко, заступник директора департаменту — начальник управління роботи із закладами загальної середньої та дошкільної освіти департаменту інституційного аудиту Державної служби якості освіти України.
